Was ist Monitoring?

Unter Monitoring versteht man die kontinuierliche und systematische Beobachtung des Verlaufs eines Projektes. Es ist das routinierte Tracking von Kernelementen der Projektperformance und beobachtet Inputs (Einsatz), Outputs (Leistung) sowie Outcomes und Impacts (Ergebnisse und Wirkung) durch Dokumentation, regelmäßige Berichte, Überwachungssysteme, Beobachtung, Gespräche, Teilhabe und Studien.

Es ist ein wichtiges Werkzeug, um Stärken und Schwächen eines Projektes identifizieren zu können. Monitoring macht es möglich, ein Projekt in seinem Verlauf konstant zu modifizieren und zu verbessern und schafft die Basis einer späteren Evaluation und Überprüfung.

Ein Monitoring-System erfordert kontinuierliche Korrekturen, Instandhaltung und Betreuung.

Prozessbeobachtung

Indikatoren

Indikatoren sind Informationen, die auf das Vorliegen einer Veränderung hindeuten.

Auswahl von Indikatoren:

  • Hinzuziehen einer Auswahl an Stakeholdern, Interessenvertretern und Projektbeteiligten
  • Indikatoren, die von Kunden oder Geldgebern gefordert werden
  • Indikatoren, die intern vordefiniert sind

Quantitativ:

  • in Zahlen dargestellt
  • bietet Informationen zu Breite und Reichweite
  • analysiert durch statistische Datenerhebungsmethoden
  • müssen zumeist durch qualitative Recherche interpretiert werden
  • Indikatoren werden häufig vor den Mitteln und Tools ausgewählt

Qualitativ:

  • in Worten dargestellt
  • bietet tiefgehende und ausführliche Informationen
  • analysiert durch Zusammenfassung, Zurückführen und Beurteilen
  • trifft häufig nur auf eine geringe Anzahl an Menschen oder Situationen zu
  • Mittel und Tools werden häufig nach den Indikatoren ausgewählt

Tools zum Sammeln von Informationen

  • Templates zum Sammeln von quantitativen Daten
  • Umfragen
  • Beobachtung, gerne teilnehmend
  • Interviews
  • Fallstudien

Prozessanalyse

  • Suche nach Schwächen und Stärken innerhalb eines Prozesses
  • kontinuierliche Aufgabe der Unternehmens- und Organisationsentwicklung
  • beginnt mit der Beschreibung, Analyse, Bewertung von: übergeordneten Kern- und Hauptprozessen und wichtigen Zielen und Erfolgsfaktoren als genutzten Bewertungskritierien
  • betrachtet werden:Prozessqualität, Prozesszeit, Prozesskosten

Ursachenanalyse:

  1. SWOT-Analyse
  2. Prozess-Portfolio-Diagramm
  3. Ishikawa-Diagramm

 

SWOT-Analyse

Portfolio-Analyse

  • Kernprozese werden bezüglich zweier Vergleichsmerkmale in einer Matrix abgebildet
  • z. B. x-Achse – Verbesserungspotential von niedrig bis hoch, gemessen an ARt, Umfang und Umsetzbarkeit von Maßnahmen zur Prozessverbesserung
  • y-Achse – Strategische Bedeutung von niedrig bis hoch, gemessen am Beitrag des Prozesses zur Erreichung von wichtigen Zielen und zur Umsetzung von Strategien
  • Darin werden beispielsweise eingetragen: Produktion, Innovation, Personalbeschaffung, Materialbeschaffung

Ishikawa-Analyse

 

Veränderungen berichten

Fragen, die gestellt werden müssen, wenn man Veränderungen in Prozessen und Projekten analysiert:

  • Gibt es eine Veränderung?
  • Wie bedeutsam ist diese Veränderung?
  • Wie viele Personen sind von der Veränderung betroffen? Welche?
  • Welche Zielgruppe und welches Marktsegment ist betroffen?
  • Wie wirkt sich die Veränderung auf Unterkategorien oder -gruppen des Projektes aus?
  • War die Veränderung beabsichtigt oder nicht?
  • Ist die Veränderung nachhaltig?
  • Was führte zu der Veränderung?
  • Wie wird sich die Veränderung im Leben der betroffen Menschen auswirken?
  • Wie stellt sich die Veränderung verglichen zur Basislinie dar?
  • Wie stellt sich die Veränderung im Vergleich zu den erhofften oder für realistisch befundenen Ergebnissen dar?
  • Was sind die Beweise für die Veränderung?
  • Wessen Arbeit bzw. Einfluss ist für die Veränderung wie verantwortlich?

 

Einen Bericht schreiben

Ein Bericht ist ein systematisches und gut strukturiertes Dokument, welches eine Reihe von Aktivitäten, Leistungen und Ergebnisse definiert und analysiert.

Inhalt:

  • die Protokollierung einer abgeschlossenen Aktivität oder einer Reihe von Ergebnissen
  • die Interpretation der Bedeutsamkeit dieser Aktivitäten
  • eine Evaluation der Fakten und Folgen der präsentierten Informationen
  • die Diskussion der Ergebnisse einer Entscheidung oder eines Handlungsverlaufs
  • Konklusionen
  • Empfehlungen

 

Veränderungen in Unternehmen

  • Schwerpunkt auf Evaluation > Schwerpunkt auf Monitoring
  • Monitoring von Outputs (Leistung) > Monitoring von Outcomes (Ergebnissen)
  • Monitoring zur Rechenschaftsablegung > Monitoring  zu Managementzwecken
  • Monitoring durch externe Experten > internes Monitoring, auch durch Beteiligte und Protagonisten

How to:

Partizipatives Monitoring bedeutet, dass die Informationen, die in das Monitoring einfließen, von allen Projektbeteiligten aufgezeichnet und analysiert werden. Es ist insbesondere wichtig für gemeinschaftsbasierte Projekte.

  • Diskutiere die Gründe für das Monitoring mit den Beteiligten, sodass sie entscheiden können, ob es für sie hilfreich ist.
  • Diskutiere und überprüfe die Projektziele und Aktivitäten, um sicher zu gehen, dass alle Beteiligten sie verstehen und wissen, was sie erreichen wollen und sollen.
  • Entwickle Fragen für das Monitoring.
  • Wähle gute Indikatoren aus, um die Monitoring-Fragen beantworten zu können.
  • Entscheide, wer am Monitoring teilhaben und wie involviert sein soll.
  • Entscheide, wer das Monitoring durchführen soll.
  • Analysiere die Ergebnisse und präsentiere sie visuell aufbereitet in Meetings und allen Projektbeteiligten.

 

 

 

 


 

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